Cómo calcular tu presupuesto de mantenimiento informático: consejos y recomendaciones
El mantenimiento informático es fundamental para garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas y equipo de tu empresa, por ello, no hay que escatimar en gastos y contar con un servicio de calidad.
Así, es importante encontrar un presupuesto que se adapte perfectamente a tus necesidades. ¿Sabes cómo hacerlo? ¡Te damos 10 consejos para calcular tu presupuesto de mantenimiento informático!
Analiza tus necesidades
El primer paso para calcular tu presupuesto es entender tus necesidades específicas. ¿Qué sistemas y equipos es necesario mantener? ¿Qué tipo de soporte necesitas? ¿Quieres asistencia 24h o sólo en horario laboral?
Elabora una lista detallada de todos los sistemas, equipos y software de tu empresa. Después, define los requisitos que deberán formar parte del presupuesto.
Escoge el tipo de soporte que necesitas
Existen tres tipos de soporte informático, entre los que deberás elegir en función de las necesidades de tu empresa.
- Soporte interno: el mantenimiento se realiza de manera interna, lo que implica gastos en salarios y formación continua.
- Soporte externo: el mantenimiento se realiza por parte de un proveedor externo, variando las tarifas en función del servicio que se solicite.
- Soporte híbrido: combinar mantenimiento interno con proveedores externos es una solución flexible que puede ahorrar costes en ciertas situaciones.
Establece un calendario de mantenimiento
Un mantenimiento preventivo es fundamental para evitar gastos innecesarios a largo plazo, por ello, es importante realizar un calendario que incluya regularmente revisiones de software y hardware, actualizaciones y copias de seguridad.
Esta práctica permitirá que los sistemas de tu empresa funcionen correctamente, con la garantía de evitar costes o tiempos de inactividad a largo plazo.
Compara los proveedores
Si escoges un tipo de soporte externo, debes saber que no todos los proveedores te ofrecerán los mismos servicios ni contarán con las mismas tarifas.
Analiza todas las opciones y solicita presupuestos detallados de cada uno de ellos, asegurándote de que cubren con las necesidades específicas de tu empresa, tanto a nivel de mantenimiento como a nivel monetario.
Considera también los costes de actualización de hardware y software
La tecnología evoluciona constantemente y es importante mantener los sistemas y equipos de tu empresa actualizados, lo que garantizará un mejor funcionamiento y una mayor durabilidad de los mismos.
Planifica periódicamente la revisión de todos los equipos y sustituye los que estén obsoletos por unos nuevos que te ayuden a optimizar el trabajo.
Permanece alerta para cualquier fallo
A pesar de que el mantenimiento preventivo es esencial y tu empresa debe contar con ello, los fallos inesperados están a la orden del día y también es importante tenerlos en cuenta.
Por ello, es necesario tener un fondo de emergencia para cubrir problemas urgentes como reparaciones o sustituciones de equipos debido a fallos graves imprevistos.
Ten en cuenta la formación del personal
Para realizar un correcto mantenimiento de los equipos y sistemas de tu empresa es necesario que el personal esté correctamente cualificado y sea conocedor de las nuevas tecnologías y procedimientos.
Invierte en formación y prepara a tu equipo para maximizar la eficiencia y minimizar los errores, garantizando la seguridad de saber actuar ante cualquier situación.
Calcula el Coste Total de Propiedad (TCO)
El Coste Total de la Propiedad es una métrica que engloba todos los gastos asociados con la tecnología a lo largo de su ciclo de vida. Tiene en cuenta los costes directos e indirectos, así como los beneficios de un producto o sistema.
Es fundamental tenerlo en cuenta para contar con una visión global de los recursos de la empresa y estimar los gastos a largo plazo.
Realiza revisiones y ajustes regularmente
Un presupuesto de mantenimiento informático no es estático, ya que las necesidades de la empresa están en continuo cambio. Por ello, es necesario realizar revisiones periódicas y ajustarlo de acuerdo a la situación actual.
Esto puede conllevar reducciones de gastos al suprimir costes innecesarios, así como la asignación de fondos adicionales si se necesitan nuevos recursos.
Consulta con expertos
Calcular un presupuesto no es una tarea fácil para alguien sin experiencia, por ello, nunca está de más consultar con profesionales del ámbito.
Contar con diferentes opiniones de expertos te aportará una visión más segura a la hora de tomar decisiones.
Cada empresa es única y debe contar con un presupuesto que se adapte a sus necesidades específicas. En Fontventa te ofrecemos un mantenimiento informático totalmente personalizado para ti.
¡Contacta con nosotros para obtener más información! Te ofreceremos un presupuesto acorde a tus requisitos.
